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Cómo crear una firma de emails adaptada a la LOPD

Cómo crear una firma de emails adaptada a la LOPD

No hay duda de que el email es uno de los principales canales de comunicación con los clientes.

Es fácil de utilizar, directo y nos permite enviar/recibir información rápidamente desde cualquier lugar o dispositivo móvil. En este post me gustaría hablaros de la firma de emails, algo que muy pocas personas tienen en cuenta, pero que resulta de gran importancia para el branding de la empresa.

Tanto si trabajas en una empresa como si eres un profesional autónomo, necesitarás una firma de correo corporativa donde figure el logotipo, contacto y actividad de la empresa. No sólo porque aporta credibilidad y profesionalidad, sino también porque supone una vía rápida para que clientes o proveedores te localicen rápidamente.

Hoy en día es fácil crear una firma de correo y utilizarla de forma automática desde cualquier gestor de correo electrónico, como por ejemplo Outlook o Gmail.

Sin embargo, en este post te enseñaré a crear una firma de emails profesional con HubSpot, donde podrás incluir todos los datos necesarios para potenciar la imagen de tu empresa, enlaces a las principales redes sociales e, incluso, un botón CTA para llamar la atención de los clientes. Además, veremos cómo integrarla y adaptarla a la normativa LOPD.

¡No te llevará más de 5 minutos!

 

Pasos para crear una firma de emails profesional

Para comenzar a diseñar la firma de email de tu empresa, lo primero que debes hacer es hacer clic en el siguiente enlace: hubspot.es/email-signature-generator .

Una vez dentro, en el tablero central nos encontraremos con un ejemplo visual de cómo puede quedar una vez finalizada y, en la parte izquierda, las herramientas para personalizar nuestra firma. Si nos fijamos bien, en la zona superior, podemos ver 4 pestañas diferentes que serán los pasos a seguir hasta conseguir nuestra firma.

#1. Selecciona tu plantilla

Lo primero que tenemos que hacer es elegir la plantilla que más nos guste para diseñar nuestra firma de correo. La herramienta incluye hasta un total de 6 ejemplos tanto en horizontal como vertical.

Si seleccionas una, puedes ver cómo quedaría en el ejemplo de muestra que HubSpot incluye en el tablero central.

Ejemplo de plantilla para la creación de firmas de correo corporativas con un generador online de firmas digitales

Para nuestro ejemplo, seleccionaremos la plantilla 1.

Es importante que en este paso no nos olvidemos de desmarcar la opción deCreado con HubSpot” que aparece marcada por defecto.

Generador de firmas de emails con HubSpot, herramienta gratuita y profesional para empresas

Si no lo hacéis, vuestra firma se guardará y publicará con un enlace hacia esta plataforma, algo que considero no queda nada profesional y estético cuando se trata de firmas de correos para empresas. Lo bueno de HubSpot, y que la diferencia del resto de generadores de firmas de correo online, es que te permite eliminar el enlace a pesar de ser un servicio gratuito.

 

#2. Introduce la información de tu firma

En el paso número 2, debemos rellenar todos los datos de contacto que deseemos reflejar en la firma de correo.

Para una empresa, lo ideal es incluir el nombre completo del responsable, cargo que ocupa en la empresa, departamento al que pertenece, email y teléfono de contacto, dirección y, por ultimo, URL de la página Web de la empresa + iconos a las principales redes sociales.

HubSpot te permite incluir todos ellos, pero además añade un último campo personalizado para que puedes incluir el horario de atención al cliente, eslogan, extensión de centralita, información sobre los años de experiencia en el sector, etc.

Lo normal es que cada campo a rellenar sea una línea en el diseño de la firma de emails, por lo que es posible dejar algunos campos en blanco o utilizarlos para otros fines, personalizando la información que se va a mostrar a los clientes.

Llegados a este punto, nuestro tablero debería mostrar algo así:

Ejemplo de firma de correo profesional que estamos creando con una herramienta gratuita

Como podéis ver, en el campo personalizado he incluido una frase con un emoticono ya que todas las plataformas de correo actuales soportan este tipo de caracteres y ayudan a crear textos más llamativos para los usuarios.

 

#3. Define un estilo para tu firma

En el paso número 3, penúltima opción del proceso para crear la firma de emails, nos centraremos en cambiar el tipo de letra o tipografía empleada, el tamaño de la fuente y lo más importante, añadir los colores corporativos de la empresa con el fin de crear imagen de marca.

Es importante que escojamos el color exacto que es y no otro que se parezca o guarde relación con el pantone oficial del Manual de Identidad Corporativa.

La herramienta de HubSpot, te permite personalizar los colores utilizando un sistema de colores hexadecimal, algo así como un código de 6 números y letras precedido por el símbolo #.

En realidad, el sistema hexadecimal para definir colores es mucho más complejo, pero para nuestro fin no necesitarás conocer cómo es su funcionamiento y cómo se visualizan. Si realmente te parece tan interesante este tema como a mí, te recomiendo este post de Nadia Orenes.

Yo te voy a enseñar una herramienta mucho más sencilla para conocer cuál es el color de tu imagen corporativa en valor hexadecimal. Tan sólo necesitarás instalar una extensión en tu navegador de Google Chrome.

Para ello, debes abrir Chrome Web Store y en la columna de la izquierda, hacer clic en Aplicaciones o Extensiones. En el buscador, debes poner “ColorZilla” y una vez localizado, hacer clic en “Añadir a Chrome” / “Añadir extensión”.

Una vez hecho, en la parte superior de las herramientas del navegador encontrarás un símbolo “cuenta gotas”.

¿Cómo utilizar la extensión ColorZilla?

Es muy sencillo.

 

Tan sólo tendrás que seleccionar el cuenta gotas y ponerte encima del color que quieres incluir como color principal en tu firma. Lo normal es que el logotipo de la empresa tenga ese color que estamos buscando, por lo que es un buen recurso hacerlo sobre el logotipo de la página Web.

En cuanto haces clic encima, la extensión guarda el color elegido. Accede de nuevo a ColorZilla desde tu navegador y haz CONTROL+C para copiar el valor como se muestra en el video de ejemplo. Por último, tan sólo deberás pegar el código hexadecimal en la firma de emails que estamos creando con un simple CONTROL+V.

Puedes hacer lo mismo con el color de los iconos de las redes sociales o bien, utilizar la herramienta de color que viene por defecto.

 

#4. Carga las imágenes personalizadas de tu firma 

Y, por último, vamos a finalizar la firma incorporando una imagen de nuestra empresa que nos identifique.

Puede ser el logotipo, una imagen nuestra, ambas cosas o incluso, una imagen con el logotipo junto a una insignia sobre calidad, garantía o reconocimiento por parte de un tercero.

En nuestro caso, vamos a cargar un logotipo.

Para hacerlo, necesitamos que nuestra imagen este publicada, es decir, que disponga de una URL online desde la que acceder por medio de nuestro navegador. Como vamos a cargar el logotipo, la mejor opción es utilizar la imagen que aparece en la página Web.

 

Bastará con poner el cursor del mouse encima y hacer clic en el botón derecho para que se despliegue un menú donde encontraréis la opción “Copiar dirección de imagen”. Después, ir a la herramienta de firmas de emails y pegar con CONTROL+V justo en el campo donde indica Logotipo o imagen de perfil.

Si lo deseas, también puedes crear un botón CTA o llamada a la acción para que los usuarios que reciben los emails puedan verlo. A mí, personalmente, me parece una gran idea incluir un botón para que los clientes te dejen una reseña positiva en Google.

 

Para finalizar, damos a CREAR FIRMA y tras responder a un breve cuestionario de 3 preguntas, nos aparecerá una pantalla donde podemos hacer 3 acciones:

  • Copiar firma
  • Copiar código fuente (html) de la firma
  • Enviar a un amigo por correo electrónico

Podemos hacer todas, pero bastará con copiar firma e irnos a nuestra plataforma de correo electrónico para integrarla de forma automática en nuestros correos.

Asi es como ha quedado nuestra firma de correos creada con un generador de firmas para emails online

 

 

Integración de la firma en el gestor de correo

Para integrar la firma, abrir el gestor de correo electrónico y en la configuración de firma crea una totalmente nueva.

ejemplo de firma de email en Gmail

 

En el documento en blanco, podrás pegar utilizando Control+V si ya has dado previamente en COPIAR desde la aplicación de la creación de firmas. En un segundo tendrás la firma en tu propio correo, pero falta un detalle más. ¿Cómo incorporo el texto legal para la LOPD?

 

Clausula para incluir en la plantilla de correo electrónico

Como sabéis, este texto es uno de los documentos necesarios para cumplir con la normativa de protección de datos. Todas las firmas de correo electrónico deben informar obligatoriamente a los interesados sobre el tratamiento de los datos personales.

Incluir la clausula en tu plantilla de correo, garantiza el cumplimiento de la normativa LOPD. Esta información se basa en el tratamiento de dichos datos, cuál es su finalidad, quienes son los destinatarios y la dirección donde ejercer los derechos de acceso, rectificación, cancelación y oposición.

Puedes obtener un texto base desde este enlace: Clausula LOPD para firmas de correo y configurarla en el correo haciendo un simple copia/pega en la parte posterior a la firma que hemos creado.

Los gestores para crear firmas de emails no suelen incluir este tipo de textos legales, por lo que tendrás que hacerlo de forma manual.

 

 

Como veis, es muy rápido crear una firma de correo profesional.

No necesitas “hacer login” ni crear un perfil para generar tu firma, tampoco necesitarás conocimientos en HTML/CSS para su diseño y su integración en las principales plataformas de correo es súper sencillo.

Ya no tienes excusas para lucir una bonita firma en el pie de tus correos.

¿A que esperas para crearte una?

¡Hazlo hoy mismo!

 

 

Fátima Hernández

Fátima Hernández

¡Hola! Soy Fátima Hernández, formo parte del equipo SEO de Innova Publicidad, pero en la agencia también me encontrarás escribiendo sobre temas de marketing online y diseño Web. Me apasiona todo lo que tenga que ver con la creatividad digital y la experiencia de usuario. ¡Sígueme!

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